Exchange 和 Outlook:一起使用更理想


关键词

Exchange 和 Outlook:一起使用更理想

摘要

多年来,Microsoft Exchange Server 和 Outlook 为数百万用户提供了可靠的电子邮件,帮助人们协调和管理日历,并使联系人的组织安排变得轻而易举。一些人可能想知道再一次的组合有何新意。是这样,Exchange Server 2007

和 Microsoft Office Outlook 2007 很快即将发布,它们将共同在通信和协作领域实现一次重大突破。

Exchange Server 2007 和 Office Outlook? 2007 所提供的改进在您启动 Outlook 客户端那一刻起就会有明显感觉。在之前的版本中,Outlook 要求您知道 Exchange 邮箱服务器的名称,一些阻碍大量用户的信息。结果造成了支持人员呼叫过于频繁或初始化脚本复杂化,而这两者都增加了运行有效消息环境的成本和复杂性。目前,通过 Exchange Autodiscover Web 服务,只要将客户端加入到域中,Outlook 就能自动配置帐户。如果客户端没有加入域,用户只需输入名称、电子邮件地址和密码。Outlook 和 Exchange 会解决其余的问题(请参见图 1)。

图 1 帐户设置
图 1 帐户设置 (单击该图像获得较小视图)

同样,在过去,用户不仅要在初次使用时设置 Outlook,而且还要在它们移动到不同的邮箱服务器时,对其进行重新配置。即使发送了电子邮件提醒用户邮箱将要迁移,繁忙的工作者也几乎注意不到与临近的迁移有关的事项,直到一天早上他们要进来,才发现自己被锁在了 Outlook 之外。此时,接踵而来的就是又一个支持人员呼叫。Autodiscover Web 服务也能解决这个问题。当用户从一个邮箱服务器移到另一个邮箱服务器时,Outlook 会识别出原有配置不再有效,并会再次查询 Autodiscover Web 服务,然后重新配置新邮箱的客户端。整个过程对最终用户完全透明。


概览:
  • 安装简化

  • 集成语音、传真和电子邮件

  • 为符合规章遵从性而使用了托管文件夹



多年来,Microsoft Exchange Server 和 Outlook 为数百万用户提供了可靠的电子邮件,帮助人们协调和管理日历,并使联系人的组织安排变得轻而易举。一些人可能想知道再一次的组合有何新意。是这样,Exchange Server 2007

和 Microsoft Office Outlook 2007 很快即将发布,它们将共同在通信和协作领域实现一次重大突破。

Exchange Server 2007 和 Office Outlook? 2007 所提供的改进在您启动 Outlook 客户端那一刻起就会有明显感觉。在之前的版本中,Outlook 要求您知道 Exchange 邮箱服务器的名称,一些阻碍大量用户的信息。结果造成了支持人员呼叫过于频繁或初始化脚本复杂化,而这两者都增加了运行有效消息环境的成本和复杂性。目前,通过 Exchange Autodiscover Web 服务,只要将客户端加入到域中,Outlook 就能自动配置帐户。如果客户端没有加入域,用户只需输入名称、电子邮件地址和密码。Outlook 和 Exchange 会解决其余的问题(请参见图 1)。

图 1 帐户设置
图 1 帐户设置 (单击该图像获得较小视图)

同样,在过去,用户不仅要在初次使用时设置 Outlook,而且还要在它们移动到不同的邮箱服务器时,对其进行重新配置。即使发送了电子邮件提醒用户邮箱将要迁移,繁忙的工作者也几乎注意不到与临近的迁移有关的事项,直到一天早上他们要进来,才发现自己被锁在了 Outlook 之外。此时,接踵而来的就是又一个支持人员呼叫。Autodiscover Web 服务也能解决这个问题。当用户从一个邮箱服务器移到另一个邮箱服务器时,Outlook 会识别出原有配置不再有效,并会再次查询 Autodiscover Web 服务,然后重新配置新邮箱的客户端。整个过程对最终用户完全透明。


重新设置日历

过去,多数日历逻辑驻留在 Outlook 中。每个会议更新都被视为一次单独的会议邀请,这意味着可不按顺序接受通知。如果连续发出两个会议更新,并且接收方先收到的是第二个会议更新,则他的日历上会有过时的信息。此外,如果从 Smartphone 或 PDA 访问 Outlook 信息,将导致不同的闲/忙信息(取决于用户查看数据的方法)。

解决方法是将全部日历逻辑从 Outlook 客户端移到 Exchange Server 2007。当该服务器收到会议请求时,会议将会被临时自动置于日历中,直到用户选择接受或拒接约会。如果收到有关会议时间和地点的更改,会议将自动得到更新,旧的邀请将会被标记为过时,这样用户便不会意外接受它。该逻辑在所有客户端(Office Outlook、Outlook Web Access、Outlook Mobile 或其他第三方客户端)中都一致,因而只会显示正确、最新的会议。

有了准确性如此可靠的日历,就能够提供一套可提高用户工作效率的新工具。过去,为众多繁忙的员工安排会议非常不易。用户必须手动查找适合会议的空闲时间,这就要滚动浏览很多天的信息查找适合全部与会者的时间。现在 Outlook 2007 计划助理(如图 2 所示)将寻找适合每一个人的最佳时间。在输入必需和非必需与会者以及所需的场所和资源后,“计划助理”将显示最佳会议日期的彩色编码视图。一旦选定了日期,便会使用同一方案来查找那一天的最佳时间。

图 2 计划助理
图 2 计划助理 (单击该图像获得较小视图)

“计划助理”按照必需与会者、非必需与会者、场所和资源这样的顺序来确定开会的最佳时间。使用“计划助理”还能够轻松地处理弹性工作时间和不同时区等问题。用户能够设置自己的工作时间,确定早上到达时间和晚上离开时间。因此,那些习惯晚睡,直到上午 9、10 点钟才会工作的人,可以设置在这个时间开始工作。当其他人需要安排会议时,就不会建议较早的时间(如上午 8 点)。如果处在不同时区的两个小组(如一个在伦敦一个在洛杉矶)需要开会,会议的时间只会安排在双方都上班的时间。伦敦方面的人将会在下午稍晚的一些时候开会,洛杉矶方面的人将会在一大早就开会,而不会是开会的时候其中一方是凌晨 2 点。


大海捞针

近几年来,到达一般用户收件箱内的电子邮件的数量正以惊人的速度增长。然而从前一个普通的办公邮箱仅能容纳几百封邮件,现在有些人一天就能收到那么多邮件。在这些雪片般飞来的邮件之下,掩藏着对任何企业的运作都至关重要的信息财富。在需要时能够找到合适的信息是一个真正的挑战。

Office Outlook 2007 和 Exchange Server 2007 的搜索功能与之前版本相比有了很大提高。无论用户处于缓存模式还是在线模式,都将对邮件使用相同的搜索算法。处于在线模式下时,搜索查询被发送到 Exchange 服务器,在那里搜索得以执行。Exchange Content Indexer(比 Exchange Server 2003 中的索引程序快达 35 倍)用于保证快速查找和检索信息。处在缓存模式下时,Outlook 使用“即时搜索”(基于 Windows? Desktop Search 3.0),能够合并搜索引擎并减少 CPU 时间。可以对出现在主题、正文、收件人和发件人字段甚至是附件中的文本进行搜索,如图 3 所示。

图 3 搜索重要电子邮件的新方法
图 3 搜索重要电子邮件的新方法 (单击该图像获得较小视图)


通过统一消息访问任意位置

Exchange 统一消息是 Exchange Server 2007 的一个内置组件,它将所有类型的业务通信(包括电子邮件、语音邮件和传真)都汇集到一个单独的收件箱中。在传统的系统中,语音邮件是通过电话获得的,电子邮件是通过计算机获得的,而传真则是通过专用的传真机获得。Exchange 统一消息可以使用户选择最佳客户端来满足他们在特定时间和地点的需求。在 Outlook 中,语音和传真消息出现在紧临电子邮件消息的收件箱中。语音邮件消息一经选中,将包含一个嵌入式播放器,以便能够直接从阅读窗格播放消息(请参见图 4)。

图 4 通过 Outlook 播放语音消息
图 4 通过 Outlook 播放语音消息 (单击该图像获得较小视图)

Outlook 还允许在上下文中处理消息。通常,当您收听语音邮件时,会在纸上草草做一些记录。这些记录与消息不相关,还可能被丢失,很难成为有效通信的模型。使用 Exchange 统一消息可直接在 Outlook 中进行记录。它们与消息紧密相关,并以可搜索文本形式建立索引,从而确保记录始终出现在语音邮件消息的上下文中。这样一来,就可使用 Exchange Server 2007 和 Office Outlook 2007 的改进搜索功能快速找到它们。

Outlook 还能够管理大量的语音邮件选项(请参见图 5),包括允许用户在客户端更改语音信箱的个人识别码 (PIN)(申请 PIN 重置是语音邮件系统支持人员呼叫的一个主要方面)。利用 Outlook 中的选项,用户可以生成一个新的 PIN 并通过电子邮件发送给他们。该 PIN 使他们能够一次性访问 Exchange 统一消息电话界面、Outlook Voice Access,之后会要求他们更改 PIN。

图 5 统一消息包含 Pin 重置选项
图 5 统一消息包含 Pin 重置选项 (单击该图像获得较小视图)


保障和保护

当今组织的消息环境面临着许多威胁。Outlook 和 Exchange 将联手对抗这些威胁。垃圾邮件只是其中的一个威胁,Office Outlook 2007 增加了对 Outlook 电子邮件邮戳(对抗垃圾邮件的一种新方法)的支持。Outlook 对待发邮件执行一个小计算谜题,并将谜题答案附加到该邮件。之后 Exchange 会检查结果。在每次只发送一封的基础上执行计算谜题(合法邮件通常是这种情况)时,几乎不占用 CPU 时间,如果垃圾邮件发送者的计算机必须为大量电子邮件创建谜题,他们计算机的负担将会变得非常沉重。因此,带有 Outlook 电子邮件邮戳的邮件与没有邮戳的相比显然更加合法,在确定每封电子邮件合法性的时候,Exchange 会考虑这个因素。

除了垃圾邮件等旧有威胁,新的监管体制正在改变消息系统的要求。Sarbanes-Oxley、HIPPA 和 Basel II 等法规就记录的保留或破坏制定了严格的规则。为了满足这一新需求,Exchange 和 Outlook 引入了“托管文件夹”。这些文件夹由管理员针对特殊类型的消息而建立。在 Outlook 中,最终用户可以看到这些文件夹以及应在文件夹中储存的内容的描述(请参见图 6)。使用 Exchange 传输规则也可将消息自动发送到特定的文件夹中。一旦消息位于一个指定的“托管文件夹”中,就会保留该文件夹的存档、保留和过期策略,并将以与组织策略一致的方式自动进行处理。

图 6 托管文件夹强制执行电子邮件规章遵从规则
图 6 托管文件夹强制执行电子邮件规章遵从规则 (单击该图像获得较小视图)

尽管做出了最大努力,但偶尔也会有违背规章遵从的情况。在这些实例中,快速标识和修复是必要的。Exchange 提供的快速搜索功能成为一种关键工具,可供合规专员查找能成为确定违背规章遵从的线索的消息。为了找出并纠正此类违规情况,可跨邮箱执行搜索。


更易于管理的环境

Exchange Server 2007 和 Office Outlook 2007 一起,使消息系统与先前版本相比有了很大提高。它们将所有重要业务邮件都汇集在一个位置,使这些邮件易于查找、创建,并使它们的安全性和遵从性更高。它们共同将协作和通信提高到新的水平。



Michael Khalili是 Exchange Server 的产品经理,负责“客户端访问”和“统一消息”。除此之外,他还负责 Outlook 和 Exchange 的集成。


摘自 December 2006 期刊 TechNet Magazine.  

 

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